Waarom uw factuur niet betaald wordt (en waarom de reden u wél iets kan schelen).
TerugHet is niet altijd slecht bedoeld
Het is volstrekt begrijpelijk dat u spontaan aan slechte wil denkt wanneer uw factuur niet betaald wordt. U doet zelf uw uiterste best om uw leveranciers, personeel en de overheid telkens op tijd te betalen en dan verwacht u niets minder van uw klanten als het over uw facturen gaat, toch?
Moedwillige wanbetalers, die er een sport van maken om zoveel mogelijk betalingen uit te stellen of zelfs te ontlopen, zijn er zeker, maar er zijn nog tal van andere oorzaken van wanbetaling. Weet u 100% zeker wat de exacte reden is waarom uw facturen niet betaald worden? Of vraagt u zich nu af of die reden er eigenlijk wel toe doet?
Waarom de reden van wanbetaling u wél interesseert
Klanten die weigeren een factuur te betalen, hebben daar doorgaans een duidelijke beweegredenen voor. Gebrekkige administratie, financiële moeilijkheden, ontevredenheid en moedwillige wanbetaling of oplichting zijn de meest voorkomende redenen waarom een factuur niet betaald wordt.
“Maakt allemaal niet uit waarom, zolang ze maar betalen!” denkt u nu? Het loont nochtans de moeite om toch die achterliggende redenen voor wanbetaling te achterhalen. Zo kan u de situatie en uw risico’s namelijk sneller en correcter inschatten en ook uw actieplan voor de invordering doordacht afstemmen.
De exacte reden kennen waarom uw factuur onbetaald blijft, zal uw slaagkansen op een snelle en succesvolle invordering aanzienlijk vergroten omdat u de juiste aanpak kan kiezen en beter kan anticiperen.
De reden, de bijhorende excuses en de beste vervolgstappen bij wanbetaling
De boosdoener
Ondernemers worden geconfronteerd met tal van administratieve verplichtingen, overdonderende informatie- en communicatiestromen én een chronisch tijdsgebrek. Ze beschikken helaas ook niet allemaal over efficiënte ICT-systemen, doordachte interne processen, of het administratieve talent om de crediteurenadministratie vlot en feilloos te laten verlopen. Bij sommigen ontbreekt het vooral aan “goesting” en wordt administratie bewust achteruit geschoven in het prioriteitenlijstje.
De klassieke smoesjes
- Ik heb die factuur nooit ontvangen. / Die factuur ligt nog bij de boekhouder.Informeer hoe uw klant uw facturen liefst ontvangt en pas uw verzendmethode eventueel aan. Verkiest uw klant digitale facturen of facturen per gewone post.Verstuur betalingsherinneringen ook per e-mail als u ze per brief verzendt. Voeg meteen ook een kopie van de betrokken openstaande factuur aan die e-mail toe zodat uw klant niet meer hoeft te zoeken en meteen tot betaling kan overgaan.Vraag expliciet dat uw klant de goede ontvangst van de e-mails bevestigt.
- Ik heb de betaling al gedaan hoor, ik weet niet wat er misgelopen is.
Bevestig de gevoerde communicatie per e-mail met een kopie van de openstaande factuur en herhaal uw bankgegevens nogmaals duidelijk in het bericht. - Mijn hond of kat heeft de post opgegeten
Tot nu toe heeft nog geen enkel huisdier digitale post opgegeten. Verstuur daarom meteen een kopie van de openstaande factuur per e-mail.
Incasso tips
- Kies niet meteen voor de harde aanpak, maar start met open communicatie en een minnelijk incassotraject.
- Stuur klanten die regelmatig te laat betalen een vriendelijke reminder telkens de vervaldatum van de factuur nadert.
De boosdoener
Bij een vermoeden (of bevestiging) van financiële moeilijkheden is het erg belangrijk dat u snel handelt, zonder daarbij te hard van stapel te lopen. Financiële uitdagingen kunnen immers van tijdelijke aard zijn. In dat geval kunnen de klanten die nu te laat betalen, in de toekomst alsnog interessante zakenrelaties blijken. Meteen een gerechtsdeurwaarder sturen kan die toekomstige relaties definitief verzuren. Dreigt uw klant failliet te gaan, dan is een snelle en kordate opstart wél essentieel om hopelijk alsnog iets van uw geld te recupereren.
De klassieke smoesjes
- Ik zal de betaling morgen regelen. Beloofd!
Ik had de opdracht voor de betaling reeds doorgegeven, maar ik zal nog eens informeren.
Klanten in financiële moeilijkheden vertonen doorgaans “uitstelgedrag” en beloven meermaals om op later tijdstip te betalen. Noteer telkens een herinnering in uw agenda voor die beloofde betaaldata en contacteer de debiteur daags nadien om te bevestigen dat de betaling al dan niet ontvangen werd. Kort op de bal spelen is hier de boodschap!
Als het aantal betalingsbeloftes oploopt en de betaling uitblijft, schakelt u best een professioneel invorderaar in. Zo kan u de nodige afstand bewaren en vermijdt u dat de klant de leiding neemt en zelf bepaalt wanneer die eventueel wil of zal betalen.
Van zodra u financiële moeilijkheden vermoedt, mag u dat gerust op de man af aan uw klant vragen en proactief een afbetalingsplan voorstellen. Bij tijdelijke cash-flow tekorten zal uw klant de geste en de financiële ademruimte vast appreciëren en waarschijnlijk ook de afgesproken termijnen voor deelbetalingen stipt nakomen. U loopt minder risico op volledige wanbetaling én u heeft er een tevreden klant bij.
Incasso tips
- Laat de balans en financiële ratio’s van uw klant in detail bekijken, controleer of uw klant een verleden van faillissementen heeft of vraag een volledig kredietrapport aan zodat u de grootorde van het risico correct kan inschatten voor u gespreide betalingen toelaat.
- Kies voor directe communicatie. Als uw klant de financiële moeilijkheden nog niet zelf heeft aangekaart, durf dan gerust zelf even te informeren of de klant interesse heeft in gespreide betalingen. Bevestig in dat geval de gemaakte afspraken altijd schriftelijk en volg de deelbetalingen stipt op.
- Met een professioneel incassobureau bent u zeker van een beleefde, doch kordate communicatie en een stipte dossieropvolging. Meteen een deurwaarder sturen of juridische incasso opstarten kan té bedreigend overkomen en uw klant met nog meer extra kosten opzadelen. Bij een eventueel faillissement zal een professioneel incassobureau u bovendien de nodige attesten bezorgen om de voorgeschoten btw-bedragen terug te vorderen.
De boosdoener
Als uw klant erg ontevreden is over de geleverde prestaties of producten, is het niet verrassend dat uw factuur niet betaald wordt. Alsof het uitblijven van de betaling en de ontevreden klant nog niet erg genoeg zijn, zullen ook uw opties voor invorderingsprocedures beperkt zijn als de factuur betwist werd op een formele manier. Voorkomen is in dit geval dus echt beter dan genezen.
Incasso tips
- Voor betwiste facturen blijven enkel de uiterste opties voor invordering over: minnelijke bemiddeling of een rechtszaak.
- Zorg ervoor dat u duidelijk communiceert en uw klant een correct verwachtingspatroon geeft. Aan u om te zeggen wat u doet en te doen wat u zegt om de verwachtingen maximaal in te lossen of zelfs te overtreffen.
- Maak duidelijke afspraken en bevestig zoveel mogelijk schriftelijk. Controleer ook of uw Algemene Voorwaarden voldoende duidelijk, volledig en up-to-date zijn en verwijs er duidelijk naar in uw communicaties.
- Bij langdurige projecten en grote factuurbedragen kan u het totaalbedrag opsplitsen in verschillende deelbetalingen en zo de risico’s op wanbetaling aanzienlijk inperken. Vraag bijvoorbeeld een voorschot bij aanvang van de werken, een percentage van het totale offertebedrag bij levering van goederen en een saldo na oplevering.
De boosdoener
Sommige klanten gokken erop dat u niet meteen achter uw geld aangaat. Hoe langer de factuur onbetaald blijft, hoe beter, want hoe langer het geld op de rekening blijft, hoe meer intrest het vergaart. Bepaalde debiteuren betalen zelfs standaard pas na ontvangst van een eerste aanmaning.
Hardnekkige wanbetalers en oplichters gaan nog een stapje verder en doen er ronduit alles aan om totaal niet te moeten betalen. Ze kennen de traditionele invorderingsprocedures door en door en zullen de procedures zo lang mogelijk rekken om er een ware uitputtingsslag van te maken in de hoop dat u vroegtijdig afhaakt.
Incasso tips
- Vraag onbekende nieuwe klanten een voorschot of pas slechts uw gebruikelijke betalingstermijn toe van zodra eerdere samenwerking correct verlopen en betaald zijn.
- Verstuur consequent de eerste betalingsherinnering kort nadat de betalingstermijn overschreden werd.
- Contacteer bij de minste twijfel over de oprechtheid van uw klant meteen een professioneel invorderingskantoor.
Voor twijfelgevallen
Bent u niet helemaal zeker waarom uw factuur niet betaald wordt en welke acties u best onderneemt? De professionele invorderaars van incassobureau Trivion adviseren u met plezier. Of maakt u van het vraagstuk meteen een testdossier?
21 Feb, 2018
Welk incassobureau kiezen en waarop letten?Gewoon proberen en zien welk incassobureau het best bij uw onderneming past. Of springt u toch liever iets voorzichtiger met uw (klanten)portefeuille en bedrijfsimago om?
21 Feb, 2018
Uw klant vraagt uitstel van betaling. Kan en moet u dat toestaan?Natuurlijk verwacht u een stipte betaling van uw klanten. Maar het kan altijd voorvallen: u stuurt uw factuur naar een uiterst tevreden klant en die vraagt meteen uitstel van betaling. Wat nu?
21 Feb, 2018
Incasso of factoring en waar zitten de verschillen juist?U wilt uw klanten sneller doen betalen zodat u over voldoende werkingskapitaal blijft beschikken? Bij Trivion kan dat op verschillende manieren. Kiest u best voor incasso of factoring?