Zo kan u uw klanten sneller doen betalen.
TerugWat als…?
Dat uw klanten stipt op tijd betalen, precies op de vervaldatum van uw factuur, is dik ok. Dat ze vóór die uiterste betaaltermijn betalen, is nog veel beter. Vlotte betalingen zijn goed voor uw gemoedsrust, uw humeur en de beschikbare cash-flow. Ook om kredietverstrekkers te overtuigen, is een snelle gemiddelde betalingstermijn (de DSO ratio) een goede zaak. Uw klanten sneller doen betalen biedt dus niets dan voordelen, maar hoe pakt u dat aan? Hoe overtuigt u uw klanten om net uw facturen voorrang te geven?
5 tips om klanten sneller te doen betalen
Klanten sneller doen betalen, begint in eerste instantie met het vermijden van laattijdige betaling of volledige wanbetaling. In de meeste gevallen is zo’n laattijdige betaling geen teken van slechte wil. Miscommunicatie en vergetelheid blijven de voornaamste redenen waarom facturen te laat betaald worden. Duidelijke communicatie én het uw klant zo eenvoudig mogelijk maken om betalingen uit te voeren, is bijgevolg de absolute topprioriteit.
- Stel uw verkoopfacturen zo duidelijk mogelijk op en zorg ervoor dat uw klant niet lang hoeft te zoeken naar de vervaldatum en uw bankrekeningnummer.
- Geef uw klant eventueel keuze uit meerdere betalingsmogelijkheden (bv. rekeningnummers bij verschillende banken, online betalingen, enz…).
- Controleer of uw Algemene Voorwaarden correct, up-to-date en volledig zijn en verwijs ernaar op de voorzijde van uw factuur.
- Herhaal de afgesproken betalingstermijn in uw offerte, eventuele tussentijdse communicaties en de (voorschot)facturen.
Aarzel niet om uw klant proactief aan te moedigen om uw factuur zo snel mogelijk te voldoen. Daarvoor kan u eventueel een standaard zinnetje toevoegen aan uw verkoopdocumenten. “Wij danken u op voorhand om onze betalingstermijn van 30 dagen te respecteren.” bijvoorbeeld. Een financiële stimulans, zoals een korting voor contante betaling, kan bepaalde klanten ook over de streep trekken.
Een bedankberichtje sturen van zodra u een betaling heeft ontvangen, is ook een slimme zet. Zeker als die betaling vroeger dan verwacht op de rekening verschijnt. Uw klant zal uw moeite zeker appreciëren en eventuele volgende facturen waarschijnlijk even snel of nog sneller voldoen.
Om te vermijden dat uw klanten te laat betalen, uw factuur betwisten of hardnekkige wanbetalers worden, moet u vooral uw klanten tevreden houden. De kans dat ontevreden te laat of niet betalen, is namelijk behoorlijk groot. Oppassen wat u uw klanten belooft en die beloftes heel precies nakomen dus.
Klanten sneller doen betalen vereist dat u de verwachtingen van uw klanten niet alleen inlost, maar ook overstijgt. Klanten die méér dan tevreden zijn, kunnen u op hun beurt verrassen met een opvallend snelle betaling.
De standaard klanttevredenheid overstijgen, kost u meestal helemaal niets, behalve wat extra moeite:
- Sneller antwoorden en/of opleveren dan u had beloofd
- Gratis accessoires, services of extra kortingen aanbieden
- Proactief informeren of alles helemaal naar wens was
- Uw klant persoonlijk begroeten, bedanken, feliciteren, …
- ..
Houd de afgesproken betalingstermijnen nauwlettend in de gaten en reageer onmiddellijk als die overschreden worden. Kort op de bal spelen en beleefd, doch kordaat communiceren, is belangrijk om verder betalingsuitstel te vermijden. Bovendien weet uw klant meteen dat u de zaken kort opvolgt en dat uitstelgedrag niet onopgemerkt voorbij zal gaan.
Stuur de eerste betalingsherinnering bij voorkeur schriftelijk (brief, mail, …) en voeg meteen een kopie van de openstaande factuur in kwestie toe. Zo kan uw klant geen extra tijd rekken met het excuus inroepen dat de factuur nooit ontvangen was.
Om te vermijden dat uw klant ineens een groot bedrag moet ophoesten, kan u grote sommen splitsen in kleinere deelbedragen. Een deelbetaling vragen met een voorschotfactuur zal bovendien uw risico’s bij wanbetaling aanzienlijk beperken.
Wat als de factuur niet betaald wordt?
Alle bovenstaande tips toegepast, maar nog geen betaling ontvangen van uw klant? Dan is er mogelijks meer aan de hand. Wat de reden ook is, van zodra de betalingstermijn overschreden wordt, neemt u best onmiddellijk actie. U kan zelf betalingsherinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen uitsturen of incassobureau Trivion inschakelen. Zo bent u zeker dat het hele proces professioneel en stipt verloopt zonder dat u kostbare tijd en energie hoeft te investeren in slechte betalers. In de meeste gevallen betaalt u voor deze minnelijke incassoservice zelfs helemaal niets.
Liever voorkomen dan genezen?
U hoeft niet te wachten tot de betalingstermijn overschreden wordt om onze professionals in te schakelen voor de betalingsopvolging. Het volledige debiteurenbeheer uitbesteden kan namelijk ook. Van zodra u de facturen heeft opgemaakt, hoeft u zich niets meer aan te trekken van de debiteurenadministratie. Wij volgen die volledig voor u op.
Altijd op tijd betaald? Dat kan ook!
Als u kiest voor factuurbevoorschotting via factoring, hoeft u nooit meer af te wachten of uw klanten wel op tijd gaan betalen. De factoringmaatschappij schiet het gros van het factuurbedrag meteen aan u voor terwijl uw klant wel de volledige betalingstermijn behoudt. Een handige oplossing voor maximale gemoedsrust.
Bij Trivion heeft u opties zat
Op welke manier u het snelst aan uw geld geraakt? De incassospecialisten van Trivion bieden verschillende oplossingen aan en denken met plezier met u mee om de beste keuze te maken.
21 Feb, 2018
Welk incassobureau kiezen en waarop letten?Gewoon proberen en zien welk incassobureau het best bij uw onderneming past. Of springt u toch liever iets voorzichtiger met uw (klanten)portefeuille en bedrijfsimago om?
21 Feb, 2018
Uw klant vraagt uitstel van betaling. Kan en moet u dat toestaan?Natuurlijk verwacht u een stipte betaling van uw klanten. Maar het kan altijd voorvallen: u stuurt uw factuur naar een uiterst tevreden klant en die vraagt meteen uitstel van betaling. Wat nu?
21 Feb, 2018
Incasso of factoring en waar zitten de verschillen juist?U wilt uw klanten sneller doen betalen zodat u over voldoende werkingskapitaal blijft beschikken? Bij Trivion kan dat op verschillende manieren. Kiest u best voor incasso of factoring?